Sarakkeet-valikko

Tabellaan luodut sarakemallit löytyvät Raportointi alueen Sarakkeet-valikosta. Tällä toiminnolla valitaan raportilla näytettävät sarakkeet eli yleisesti mitä eri aikajaksoja, kumulatiivisia summia, ero- tai indeksi-sarakkeita raportilla halutaan näyttää. Tabellan pääkäyttäjä voi määritellä lisää eri sarakemalleja Tabellan Ylläpito alueella kohdassa Sarakemallit.

Pääkäyttäjän ylläpidettävät sarakemallit jaetaan Tabellassa kahteen eri ryhmään: Analyysiraportin sarakemallit ja Kuukausiraporttien sarakemallit, joita käyttäjät pääsevät vapaasti valitsemaan Sarakkeet-valikosta. Näiden pääkäyttäjän ylläpitämien sarakemalliryhmien lisäksi valikosta löytyy myös paljon muita valmiita sarakemalleja, jotka ovat kaikille käytettävissä.

Seuraavaksi käymme läpi tarkemmin, mitä nämä yleiset sarakemallit pitävät sisällään.

Analyysiraportin sarakemallit

Analyysiraportin sarakemalleilla viitataan yleensä tämän hetkiseen tilanteeseen toteuma vs budjetti sekä näistä laskettu ero-sarake. Pääkäyttäjä pääsee hyvin vapaasti tekemään lisää tarvittavia Analyysiraportin sarakemalleja ylläpidosta.

Tabellan oletus Analyysiraportin sarakemallit:

• Seuranta: Seurantaraportin sarakkeet

• Ennuste: Ennusteraportin sarakkeet

• Budjetti: Budjettiraportin sarakkeet

Kuukausiraporttien sarakemallit

Kuukausiraportin sarakemallit liittyvät yhden tilikauden ja yhden aikajakson (toteuma, budjetti, ennuste) lukujen näyttämiseen. Tässä sarakemallissa käyttäjä valitsee, missä muodossa näitä edellä mainittuja lukuja halutaan näyttää. Esimerkkeinä ovat kuukausisarakkeet, neljänneksittäin, kolmanneksittain, puolivuosittain jne.

Tabellan raportointitaso toimii pohjimmiltaan aina kuukausitasolla. Tämän ansiosta Tabellan raporteilla olevia kumuloituja sarakkeita, kuten vuosi neljänneksittäin on mahdollista avata jälkikäteen myös kuukausille. Sarakkeen saa avattua painamalla hiiren oikeata painiketta summasarakkeen sarakeotsikosta ja valitsemalla Avaa. Alla on esimerkkikuva tilanteesta, jossa ensimmäinen neljännes on avattu kuukausisarakkeiksi:

Kuukausiraportit ja niiden versiot

Sarakkeet-valikon lopussa on lista kuukausiraporteista, josta käyttäjä pääsee valitsemaan kuukausiraporteissa käytetyn aikajakson. Suoraan Sarakkeet-valikon avattua näkyy aikajaksoista toteuman osalta kuluva vuosi ja edellinen vuosi. Ennusteesta näkyy pääversio ja budjetista kuluvan vuoden ja valitun budjettivuoden pääversiot. Muut aikajaksojen versiot, kuten käyttöön määritellyt toteumavuodet ja budjetin / ennusteen käytössä olevat versiot löytyvät Sarakkeet-valikon lopusta, kuten alla olevasta näkyy:

Valittuja kuukausiraportin sarakkeita on myös mahdollisuus summata eli toisin sanoen esittää raportti kumuloituna. Tästä toiminnosta kerrotaan lisää kohdassa Kuukausiraporttien summaus.

Taaksepäin rullaavat kuukaudet

Taaksepäin rullaavilla kuukausilla käyttäjä pystyy hakemaan viimeiset X valittua kuukautta. Aikajaksoina toimii niin toteuma, budjetti tai ennuste.

Esimerkkikuva valikosta:

Muista

• Taaksepäin rullaavat kuukaudet ei toimi yhdessä kuukausiraporttien kumuloinnin kanssa.

• Taaksepäin rullaavat kuukaudet estävät myös syöttöön siirtymisen.

Seuraavat 12 kuukautta

Seuraavat 12 kuukautta valinnalla kuukausisarakkeet valitaan kuluvasta kuukaudesta eteenpäin, jolloin loppuvuosi on joko budjettia tai ennustetta.

Valittu sarakemalli	Selite
Kohti budjettia (Toteuma/Ennuste + Budjetti)	Viimeinen toteutunut kuukausi ja jäljellä oleva ennuste, jota seuraa budjetti seuraavalta 12 kuukaudelta eteenpäin.
Kohti budjettia (Toteuma + Budjetti)	Viimeinen toteutunut kuukausi ja seuraavat budjettikuukaudet 12 kuukautta eteenpäin
Kohti ennustetta (Toteuma + Ennuste)	Viimeinen toteutunut kuukausi ja seuraavat ennustekuukaudet 12 kuukautta eteenpäin.

Muista

Seuraavat 12 kuukautta -sarakemalli ei mahdollista kuukausiraporttien kumulointia.

Vuosia kuluvasta taaksepäin

Vuosiraportit

Kuukausiraportteja

Valitse kuukaudet vapaasti

Valitse kuukaudet vapaasti sarakemallilla käyttäjälle avautuu valikko, josta hän voi vapaasti poimia kokonaisia vuosia tai yksittäisiä kuukausia raportille.

Kuukausiraporttien summaus

Kuukausiraportteja esitetään Tabellassa oletuksena muutoksina. Käyttäjällä on myös mahdollisuus kumuloida valittu kuukausiraportti valitsemalla Sarakkeet > Kuukausiraporttien summaus > Kumuloituna tilivuoden alusta.

Valittu sarakemalli	Selite
Vain kuukausittaiset muutokset (oletus)	Kuukausiraporteilla näytetään vain kuukausittaiset muutokset.
Kumuloituna tilivuoden alusta	Kuukausiraportit näytetään kumuloituna.
Jokainen kuukausi summattuna 12 kuukautta taaksepäin	Jokaisen kuukauden arvo summataan 12 kuukautta taaksepäin.

Muista

Kuukausiraporttien summaus toiminto on rajattu toimimaan vain yhden aikajakson kuukausiraporteilla. Summauksen saa pois, kun valitsee oletusarvon Vain kuukausittaiset muutokset. Summauksen käyttö myös estää joidenkin jatko raporttien teon.

Yhdistelmämallit

Yhdistelmämalleissa on pääkäyttäjän mahdollisesti määrittelemät tili/aikajakso erikoissarakemallit. Jos yhdistelmämalleja ei löydy valikosta, niin niitä ei ole tehty.

Valitse Sarakkeet > Yhdistelmämallit.

Kuukausiraporttien vertailu

Kuukausiraporttien vertailulla voidaan helposti luoda sarakkeita, joissa vertaillaan niitä keskenään. Raportin sarakkeiksi tulee tällä hetkellä valittuna oleva kuukausiraporttien sarakemalli. Vaihda tarvittaessa Sarakkeet | Kuukausiraporttien sarakemallit | ”Kuukausiraporttien sarakemalli”

Valitse Sarakkeet | Kuukausiraporttien vertailut

Tabella avaa ikkunan, jossa on kaksi kehystä. Vasemmassa kehyksessä ovat kaikki kuukausiraportit (aikajaksot), jotka voidaan ottaa vertailuun mukaan (Lähde). Oikealla puolella (Kohde) on vertailuun valitut jaksot.

Vertailuun valinta

Valitse kuukausiraportti Lähde luettelosta siirrettäväksi vertailuun klikkaamallla sitä kerran –väri muuttuu- ja siirrä se oikeaan kehykseen (Kohde) painamalla oikealle osoittavaa nuolta. Ensimmäinen aikajakso, jonka siirrät, tulee Kohde kehykseen listalla ensimmäiseksi. Listan ensimmäinen aikajakso on se, johon muita siirrettyjä jaksoja verrataan. Siirrä samalla tavalla muut kuukausiraportit, jotka haluat mukaan vertailuun.

Voit muuttaa raporttien järjestystä oikeassa kehyksessä klikkaamalla raporttia kerran ja siirtämällä sen paikkaa listalla painamalla Ylös / Alas –näppäintä.

Poista raportti vertailulistalta klikkaamalla sitä kerran ja paina sitten vasemmalle osoittavaa nuolta.

Valitse tapa jolla erot lasketaan -myös kaikki erolaskennat yhtäaikaa. Vertailu on mahdollista tehdä myös ilman erolaskenta valintoja.

Ero	Sarakkeiden välinen erotus lasketaan. Jos vertailuun on valittu esimerkiksi kolme raporttia niin sarakkeet esitetään siten, että valintalistan ylin kuukausisarake (johon vertaillaan) on ensimmäisenä ja vieressä on listalla toisena olleen raportin kuukausisarake. Näitä seuraa erolaskennan tulos –sarake (esim. Ero). Seuraava sarake on listalla kolmantena olleen raportin kuukausisarake, jota seuraa erolaskennan tulos eli vertailu ensimmäiseen sarakkeeseen. Toisin sanoen ensimmäinen sarake näytetään vain kuukausisarakeryhmän alussa eikä sitä tuoda seuraavien sarakkeiden viereen.
Prosentti	Sarakkeen ja vertailusarakkeen prosenttiero
Indeksi	Sarake / vertailusarake * 100
Vain kuluvaan kuukauteen	Merkintä tässä näyttää vertailuun valitut kuukaudet vain kuluvaan kuukauteen asti
Kumuloi kuukaudet	Merkintä jos haluat kuukaudet kumuloituna

Kun vertailuvalinnat on tehty paina OK. Raportissa joka avautuu, ensimmäinen sarake on vertailulistalla ensimmäisenä olleen kuukausiraportin sarake. Seuraavana saman kuukauden data listan seuraavalta kuukausiraportilta jne.

Alla olevassa esimerkissä vertailuun on valittu kaksi vuotta; Toteuma ja budjetti 2019, sekä näiden välinen ero.

Asetuksia pääsee muuttamaan myös suoraan vertailuraportilla, valitsemalla oikean hiiren valikosta Kuukausiraporttien vertailut.

Kuukausiraporttien vertailussa kaikki toiminnot eivät ole käytössä. Voit kuitenkin vaihtaa organisaation tasoa puurakenteesta ja pystyt tekemään riviraportin. Sarakeraportti ei ole toimintona. Lisäksi rivimallin vaihto ja lyhyt / pitkä raporttimuoto on käytössä.

Jos haluat valita vertailuun uudet aikajaksot, on se tehtävä poistumalla vertailutilasta takaisin selailuun ja tekemällä uudet valinnat.

Poistu kuukausiraporttien vertailusta painamalla -näppäintä.