Raporttien ajo

Muista

Aja raportit:

• saldojen sisäänluvun tulosten päivitys raportointiin, lähdejärjestelmästä tiedonsiirron jälkeen

• budjetin / ennusteen luonti

• vyörytykset

• voucher-syöttöjen päivitys raportille

• syötön tililaskennan kertoimien päivitys (sotu-kertoimet)

• alkusaldojen luonti

• puurakenteiden muokkaus

• GC:lle datan tuonti erillisyhtiöistä

• GC:n laskennat

• valuuttakurssien päivitys

• palkkayrityksen siirto

Raporttien ajo valikossa näkyy luettelona kaikki pääkäyttäjän tallentamat raporttien ajot.

Toiminto

Jos yhtään raporttiajoa ei ole vielä määritelty on avautuvassa valikossa oletuksena kaksi valintaa; Kaikkien raporttien ajo ja Raporttiajojen muokkaus.

Kaikkien raporttien ajo – valinta ajaa kaikki raportit kaikilta jaksoilta ja jokaiselta yritykseltä.

Muista

• Kun tallennettu ajo valitaan, avataan raporttiajon muokkausikkuna, jossa näkyy ajoon tallennetut valinnat. Ajo käynnistetään valinnalla: Aja nyt.

• Raportteja ei ajeta tausta-ajona, jolloin ajon aikana siirtymiset muihin osiin on estetty. Tarvittaessa avaa uusi välilehti (oikean yläkulman ”Käyttäjän nimi” valikosta), ennenkuin raporttien ajo käynnistetään.

• Jos on tehty muutoksia tilien ohjauksiin ja / tai kustannuspaikkarakenteeseen, aja raportit valitsemalla Kaikkien raporttien ajo.

Ajastettu ajo

Lisätoimintona Tabellaan on mahdollista määritellä ajastettu aineiston sisäänluku, ja raporttien ajo. Se käynnistetään palvelimella Windowsin ajastetut tehtävät (scheduled tasks) -toiminnolla. Yleensä ajastettu sisäänluku ja raporttien ajo tehdään kerran vuorokaudessa, yöaikaan. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa ajaa raportit myös päivällä manuaalisesti.

1. Poistaa mahdolliset syötön lukitukset kustannuspaikoilta / dimensioilta. Esimerkiksi, jos kustannuspaikkaan on jäänyt lukitus päälle, on syöttö estetty. Ajastettu ajo purkaa nämä lukitukset.

2. Tallentaa käyttöoikeudet -rakentaa uudet käyttöoikeustaulukot

3. Siirtää datat lähdejärjestelmistä

4. Ajaa kaikki ajastettuun ajoon määritellyt aikajaksot / yritykset

5. Päivittää käyttäjien mittaristot ja kirjanmerkit

6. Kirjoittaa lokimerkinnät tiedostoon, joka määritelty Tabella.ini -tiedostossa

Jos Ajastettua ajoa ei ole vielä määritelty käyttöön, saat siitä lisätietoja ohjelmiston toimittajalta.

Muista

• Jos järjestelmään on määritelty uusi yritys, tarkista että yritys on valittu mukaan raporttien ajoon.

Muokkaa raporttien ajon valintoja

Määrittele yksityiskohtaisesti, jaksot ja yritykset joiden raportit ajetaan. Raporttien ajomääritykset voi tallentaa.

Ylläpitoruutu on jaettu kahteen kehykseen. Vasemmassa kehyksessä valitaan raporttien ajoon aikajaksot, yritykset ja erikoisraportit ja lisäosat: päiväkohtaiset ja raporttikirjan raportit. Valinnat tallennetaan raporttiajoksi. Oikeassa kehyksessä näkyvät kaikki määritellyt ja tallennetut raporttiajot.

Jaksot ja yritykset on puurakenteena. Valitse:

Jaksot

–toteuma, budjetti / ennuste / PTS + versiot.

Yritykset

–organisaatioon kuuluvat yritykset.

Yhdistelmäraportit

–käyttöön määritellyt erikoisraportit -Pääkäyttäjän määrittelemiä räätälöityjä yhdistelmäraportteja.

Päiväkohtaiset raportit

–päiväkohtaisen seurannan luvut.

Raporttikirja

–raporttikirjan raportit. Raporttikirjan raportit voi ajaa myös raporttikirjojen ylläpidossa.

Muista

• Päiväkohtaiset raportit ja Raporttikirja ovat optioita. Lisätietoja saat Tabellan toimittajalta.

Jakson valinta

Jaksot -puurakenteessa on kaikki järjestelmässä tällä hetkellä käytössä olevat jaksot. Jos budjetille / ennusteelle / PTS:lle on määritelty versioita myös ne ovat mukana valinnassa. Budjetin ajovalinnat eroaa ennusteesta ja PTS:sta siinä, että budjetin ajovalintaa voit tarkentaa vuodelle, kun taas ennuste / PTS ajaa valitun version kaikki käyttöön määritellyt vuodet.

Valitse kaikki

Valitse jakso kokonaan klikkaamalla aikajakson ylintä tasoa.

Rajaa valinta

Valitse yksittäinen jakso, esimerkiksi Budjetin versio.

Yritysvalinta

Yritykset

Valitse yrityspuusta ne yritykset / yritys, joiden raportit ajetaan valitulta aikajaksolta. Minimissään on valittava yksi yritys ja aikajakso.

Jos käytössä on yhdistelmäraportteja voidaan myös ne valita mukaan raporttienajoon.

Valinta Aja nyt käynnistää raporttien ajon valituilla määrityksillä. Ajomäärityksiä ei tallenneta.

Ajomäärittelyjen tallennus

Tallenna ajomäärittelyt. Paina Tallenna nimellä –näppäintä. Anna raporttiajolle nimi ja paina OK.

Ajo tallentuu oikeanpuoleiseen kehykseen, jossa on kaikki järjestelmään määritellyt raporttien ajot. Lista, -ja sen järjestys- on sama, joka näkyy ylläpidon päävalikon Raporttien ajo valikossa.

Muista

• Tallennetut muutokset tulevat voimaan, kun määrittelyistä poistutaan painamalla Sulje.

Muuta ajomäärityksiä

Muuta jo määritellyn raporttiajon määrityksiä klikkaamalla oikeassa kehyksessä hiirellä kerran raporttiajon nimeä, –muuttunut väri osoittaa valintaa. Muuta ajon määrityksiä, ja tallenna painamalla Tallenna –näppäintä.

Siirto listalla

Muuta tallennettujen raporttiajojen järjestystä -raporttien ajovalikon järjestystä. Vaihda tallennetun ajon paikkaa listalla vetämällä hiirellä.

Poisto

Poista raporttienajo klikkaamalla sitä kerran. Paina Poista –näppäintä. Vahvista poisto. Poistu ylläpidosta valitsemalla Sulje.

Ajo suoraan listalta

Valitse ajo klikkaamalla sitä kerran –väri muuttuu. Käynnistä ajo painmalla Aja nyt –näppäintä. Raporttien ajo alkaa heti.

Ajastus

Jos ajastettu ajo on käytössä, ohjaa ajon sisältöä valitsemalla se ajoluettelosta. Tee tarvittavat muutokset. Ajastettu ajo ei näy raporttien ajo valikossa.

Ajon etenemisen seuraaminen

Raporttiajon ajovaiheet näkyy ylläpidon ruudulla. Kun ajo on valmis, tulee siitä ilmoitus.

Muista

• Ajon päättymisilmoitus näkyy myös Käyttäjän viesteissä.

• Ilmoitus on näkyvissä vain istunnon ajan

Raporttien ajon estot kausille

Pääkäyttäjä voi estää valitun aikajakson osallistumisen raporttien ajoon.

Avautuvassa taulukossa näkyy kaikki järjestelmä käyttöön määritellyt aikajaksot.

Taulukossa aikajaksolla on kaksi vaihtoehtoa, joka valitaan klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä yritys/jaksoa.

Yes = aikajakso osallistuu raporttien ajoon = oletus

No = aikajakso ei osallistu raporttien ajoon.

Muista

• Aikajakson, jossa on merkintä ”No”, syöttö suljetaan. Tällä varmistetaan, ettei aikajakson lukuja pääse muuttamaan.

Poistu ylläpidosta valitsemalla Palaa. Tallenna muutokset.

Tabella data - hakemisto

Tabellan raporttien tallennus tapahtuu .TAB–päätteiseen Tabellan taulukkokirjastomuotoon. Pääsääntöisesti data- hakemisto elää näin:

Sisäänluku

Kirjanpidon datan sisäänluku

1. Muodostetaan DbaseIV –muotoiset tapahtumakannat (.DBF) ja indeksit tapahtumille (.MDX).

2. Muodostetaan DAC+vuosi+yritys.TAB –tiedostot, jotka sisältävät yritysten varsinaisen toteutuneen datan.

Mahdolliset käsinsyötöt IAC+vuosi+yritys.TAB –tiedostot.

Raporttien ajo:

1. D+I –alkuiset kirjastot summataan B-alkuisiin kirjastoihin kustannuspaikoittain.

2. B-kirjastoihin ajetaan vyörytykset, valuuttakonversiot ym. laskennat.

3. B-kirjastoista kerätään C-alkuisiin kirjastoihin kausikohtaiset kuutiot.

Budjetti-, ennuste- ja PTS-versioissa liitetään tiedoston nimen perään version koodi.

Esimerkkejä:

1. TAC21TON.TAB - D+I –kirjastoista summattu data (T), toteumalle (A), kustannusseurannan järjestelmä (C), vuodelle 2021 (21), yritykselle TON.

2. DBC21GRI.TAB - Budjetin syötön tuloksena syntynyt datakirjasto (D= Data, B = Budjetti, C= kustannusseuranta, 21=2021, GRI = yritys)

3. DLCGRI.TAB - Pitkän tähtäimen suunnitelman datakirjasto (D= Data, L = Long range plan, C= kustannusseuranta, GRI = yritys)

Varsinainen Data

Saldodata:

Toteuma = DAC + IAC*.TAB Budjetti = DBC + IBC*.TAB Tilauskanta = DOC*.TAB Ennuste = DFC*.TAB –päätteiset tiedostot. PTS = DLC*.TAB

Tapahtumakanta ja indeksi:

Lisäksi TRA*.DBF+TRA*.MDX tai esim. 001*.DBF+001*.MDX eli tapahtumat.

Näiden tiedostojen pohjalta luodaan kaikki muut data –hakemiston tiedostot raporttien ajon yhteydessä.

Muista

Huomio! - Loppuliitteenä joko .TAB – Tabellan data-taulukko tai .LOC – Tabellan data-taulukko paikallisessa valuutassa (esim. ulkomaiset tytäryhtiöt).

0022101.DBF on Tabellan yrityksen 002 vuoden 2021 tammikuun tapahtumakanta, .MDX on indeksi tälle tiedostolle.

DAC21002.TAB sisältää yrityksen 002 koko 2021 vuoden saldot, jotka on laskettu tapahtumista tili/kp-tasolle.

Datahakemistossa 100 KB on ”tyhjän” taulukkokirjaston koko, jotka syntyvät käynnistyksessä jos niitä ei ole.

Raporttikirjastot

Rivimallit

Raporttien ajo -valinta ajaa aina kaikki rivimallit valmiiksi. Ajossa ajetaan niin analyysi- kuin kuukausiraportit yhdellä kertaa. Raporttien ajossa käytetään pohjana data-hakemistossa löytyviä d ja i – alkuisia kirjastoja. Raportteja muodostettaessa ”normaalien kustannuspaikkojen” raportit lasketaan suoraan näistä kahdesta kirjastosta.

Vyörytykset

Vyörytykset huomioidaan raporttien ajossa. Valitut kustannuspaikat / tilit vyörytetään raportteja ajettaessa vastaanottaville kustannuspaikoille.

Eliminoinnit

Eliminoinnit huomioidaan raporttien ajossa. Valitut kustannuspaikat / tilit eliminoidaan yhteenlaskennasta raportteja ajettaessa.

Tililaskenta

Myös tililaskenta tapahtuu raporttien ajon yhteydessä. Tabella ohjaa laskennan jälkeen valmiista tilin summasta %-osuuden toiselle tilille.