Versionhallinta

Aikajaksoille ennuste, budjetti ja PTS voi tarvittaessa määritellä pääversion (oletus) lisäksi rinnakkaisversioita - erilaisten näkemyksien luontiin, ja sulkemaan version syöttö, esimerkiksi.

Ennuste ja PTS eroaa budjetista siten, että esim. ennustetta (ennustevuosia) käsitellään ryhmänä, budjetit ovat vuosikohtaisia. Jos esimerkiksi otetaan ennusteversio käyttöön,se tulee voimaan kaikilla ennusteen pituudessa määritellyille ennustevuosille samalla kertaa.

Budjetissa, vuosi jolle versio otetaan käyttöön, valitaan ennen versiohallintaan siirtymistä. Budjettivuosien määrä riippuu aktiivisten budjettivuosien valinnasta.

Version käyttöönotto

Versioiden määrittely tehdään samalla periaatteella kaikkiin jaksoihin.

Ennusteversiossa määritellään toteuman käyttäytyminen raportilla, jota ei budjetissa eikä pts:ssä pääse tekemään. Ohjeessa esimerkkinä Ennusteversion käyttöönotto.

Siirry ennusteen versionhallintaan valitsemalla Ennuste | Versiohallinta ja syötön tila.

Muista

Huomaa, että versio tulee käyttöön kaikille yrityksille. Jos jollakin yrityksellä on tarve ennustaa eri tavalla, on sen käytettävä eri versiota.
Kaikilla aikajaksoilla on oletuksena Pääversio käytössä. Pääversion määrittelyjä, esimerkiksi syötön tilaa, voi muuttaa.
Pääkäyttäjä ylläpitää käytössä olevat versiot.
Jos aikajakson ylläpidossa ei tehdä muutoksia, esimerkiksi versionhallinnassa, palaa takaisin ylläpidon päävalikkoon valitsemalla Peruuta

Avautuvassa ikkunassa näkyy kaikki ennusteversiopohjat luettelona. Käyttöönotetun version perässä, suluissa, näkyy ”version lyhyt teksti”. Klikkaamalla luettelossa käyttöönotettua versiota, näytetään siihen tehdyt määrittelyt.

Uuden version käyttöönotto

Ota uusi versio käyttöön klikkaamalla luettelossa, esimerkiksi Versio F3, ja pane merkintä kohtaan Versio on käytössä. Määrittele version: tekstit, syötön tila ja miten toteuma toimii suhteessa ennusteeseen raporttien selailussa. Huomaa, että budjetin ja pts:n versionhallinnassa ei ole mahdollisuutta määrittää toteuman toimintaa raporteilla.

Versio on käytössä –merkintä tässä määrittää version käyttöön. Merkintä on oltava päällä kun uutta versiota määrittellään.

Versio ei käytössä –poista merkintä, alkuperäiset valinnat jätetään pohjalle.

Muista

Version määrityksiä ei poisteta, vaikka se otetaan pois käytöstä. Versio voidaan ottaa uudelleen käyttöön alkuperäisillä määrityksillä.

Versio näkyy vain Pääkäyttäjille –käyttöön määritelty versio ei näy lainkaan loppukäyttäjille ainoastaan Pääkäyttäjille.

Syöttöprosessin hallinnan määrittely

Syöttöprosessin hallinnan käyttöönotolla, voidaan version syötön tilaa seurata ”liikennevalojen” avulla, jolloin syöttöprosessin tila näytetään värikoodeilla. Syötön tila näkyy puurakenteessa sekä selailussa, että syötössä:

Syöttöprosessin hallinta on aktiivinen –merkintä aktivoi versiolle syöttöprosessin hallinnan käyttöön ja avaa syöttöön Valmis -näppäimen.

Syöttöä saa jatkaa Valmis- merkinnän jälkeen –jos syöttöprosessin hallinta on merkitty käyttöön, määritellään tässä voiko syöttöä jatkaa kustannuspaikalla, joka on syöttötilassa merkitty valmiiksi -painamalla Valmis näppäintä. Katso myös kappale Syöttö.

Pääkäyttäjä pääsee katsomaan, ja muokkamaan syöttöprosessin yhteenvetoa aikajaksojen versioilta, joissa syöttöprosessin hallinta on otettu käyttöön. Ks. Syöttöprosessin tilan katselu.

Version tekstit

Version lyhyt teksti –teksti joka näkyy esimerkiksi selailussa, version sarakeotsikossa.

Muista

Älä käytä välilyöntiä version lyhyessä tekstissä.
Lyhyen tekstin maksimipituus on 7 merkkiä

Version teksti –version tarkempi kuvaus, joka näkyy esimerkiksi valikoissa.

Version syötön tila

Valitaan syötön tila. Oletusarvona on Syöttö on avoinna.

Syöttö avoinna –käyttäjät oikeuksiensa mukaan pääsevät version syöttöön.

Syöttö avoinna pääkäyttäjälle –vain pääkäyttäjä(t) pääsevät syöttämään.

Syöttö suljettu –syöttö suljetaan kaikilta käyttäjiltä, esimerkiksi kun aikajakson version syöttö on valmis, tai halutaan tallentaa version tilanne, jonka tietoja ei haluta enää muuttaa. Versiolta, jonka syöttö on suljettu, on myös version luonti estetty.

Syöttö avoinna valituille käyttäjäryhmille -version syöttö on auki vain valituille käyttäjäryhmille. Valitse ryhmät avautuvasta luettelosta.

Muista

Jos Pääkäyttäjän käyttäjäryhmää ei valita, pääkäyttäjä ei pääse version syöttöön.

Vain ennuste: Toteumadatan käyttäytyminen ennusteversiossa

Muista

Se miten toteuma otetaan mukaan raportille on valintana vain Ennusteessa.

Toteuma korvaa ennusteen kuluvaan kuukauteen asti –toteuma korvaa ennustetta sitä mukaan kuin toteumaa päivitetään järjestelmään. Jos esimerkiksi ollaan kuukauden puolivälissä ja toteutuneet luvut luetaan sisään päivittyy myös ennusteen luvut sisäänluetulla toteumalla. Tämä on oletusarvo.

Toteuma korvaa ennusteen edelliseen kuukauteen asti –toteuma päivittää ennustetta vain edelliseen kuukauteen asti. Jos esimerkiksi ollaan kuukauden puolivälissä, ei toteuman sisäänluku päivitä kuluvan kuukauden ennustetta.

Toteuma ei korvaa ennustetta –toteumaa ei tule version raportteihin.

Lukitse tietty kuukausi –määritetään toteuman aikajakson pituus, joka tulee version raporttiin. Valitse listalta kuukausi. Jos valittua kuukautta on muutettava, klikataan jotain muuta valintaa ensin (esim. Toteuma ei korvaa ennustetta), ja sen jälkeen uudestaan valintaa Lukitse kuukausi.

Muista

Kun raportointivuosi vaihdetaan, kuukauden lukitus on purettava, valitsemalla versiolle esimerkiksi oletusarvo. Raportointivuoden edetessä, lukitse version kuukausi uudelleen.

Ennuste lasketaan toteuman keskiarvosta –laskennallinen ennuste, jolloin ennustekuukausien arvo lasketaan toteumakuukausien keskiarvosta. Huomioi, ettei laskennallista ennustetta voi käyttää syöttöpohjana, eikä version datan muokkauksessa, koska ennuste lasketaan toteuman perusteella.

Muista

Laskennalliseen ennusteversioon syöttö ei ole mahdollista.

Ennusteversio koskee vain kuluvaa vuotta –ennusteversio voimaan vain kuluvalle vuodelle.

Versio käyttää laskennallisia sääntöjä - asiakaskohtaisesti määriteltyjen laskennallisten sääntöjen käyttöönotto versiolla.

Versio käyttää hyväksyntäkiertoa - asiakaskohtaisesti räätälöidyllä syöttölomakkella voi olla määriteltynä hyväksyjä, joka hyväksyy tai hylkää lomakkeelle syötetyt luvut.

Kun versio on otettu käyttöön. Tarvittaessa siirry version, esimerkiksi Ennusteen luontiin., määrittelemään versiolle data.

Ks. myös miten aikajakson dataa voi muokata.