Raportointivuodenvaihto toimenpiteet
Pääkäyttäjän vuodenvaihteen ja uuden vuoden alun muistilista.
1. Raportointivuodenvaihto ja tilapäinen kaudenvaihto
Muista
Asiakaskohtaisesti annetut mahdollisesti poikkeavat ohjeistukset, yliajavat alla olevan ohjeen.
Raportointivuoden vaihto
Ylläpito | Aikajaksot | Vaihdan seurantavuotta | ” vuosi”
Pääkäyttäjä hallinnoi raportoinnin kausia. Kauden vaihto painikkeesta pääkäyttäjä vaihtaa raportointikuukauden, -vuoden ja budjettivuoden.
Tilapäinen kaudenvaihto
On suositeltavaa käyttää tilapäistä kauden vaihtoa niin kauan, kun päättyneen kalenterivuoden ennusteita raporteilla tarvitaan.
Selailun tilapäinen kaudenvaihto -painikkeella käyttäjä voi poiketa pääkäyttäjän määrittämistä seurantajaksoista, ja vaihtaa raportointikuukautta ja -vuotta itsenäisesti. Tilapäinen kaudenvaihto on käyttäjäkohtainen, eikä vaikuta muiden käyttäjien kausiin. Tilapäisen kaudenvaihdon aikana Tabellan toimintoja on rajoitettu mm. käsinsyöttö on suljettu.
Toimintoa voi hyödyntää esimerkiksi vuodenvaihteessa, jolloin raportointivuotta ei vielä ole vaihdettu, mutta on tarve katsoa seuraavan vuoden dataa.
Muista
Seuraavaa vuotta ei voi valita, ellei Pääkäyttäjä ole valinnut vuotta ns. Aktiiviseksi toteumavuodeksi
Tarkista, että raporttiajojen määrityksissä, ajastetussa ajossa, uusi vuosi on merkitty ajoon mukaan.
2b.Ennusteen luonti
Ylläpito | Ennuste
Ennusteen pituus
Määritä kuukausittaisen ennusteen pituus.
Muista
Jos ennustamisessa käytetään rullaavan ennusteen sarakeryhmiä, ennusteen pituus on määriteltävä riittävän pitkäksi, jotta rullaavat sarakkeet mahtuvat kokonaisuudessaan mukaan ennustejaksoon.
Version hallinta ja syötön tila
Aikajakson esim. ennusteen, versionhallinta:
Tabellaan voi perustaa vuodelle 19 rinnakkaista ennuste/budjetti/PTS versiota.
Pääversio on aina automaattisesti käytössä.
Klikkaamalla hiirellä version nimeä, näet versiolle tehdyt määrittelyt, joita voi muuttaa.
Uusi versio otetaan käyttöön merkitsemällä ruksi ikkunan ylälaitaan kohtaan Versio on käytössä. Poistamalla merkintä versio otetaan pois käytöstä. Version määrittelyt jäävät talteen, vaikka merkintä otetaan pois. Version voi ottaa uudelleen käyttöön.
Jos käytössä on ennusteversio, jonka kuukausi on lukittu (toteuman käyttäytyminen raportilla), on version lukitus purettava. Valitse versiolle esimerkiksi oletusarvo. Raportointivuoden edetessä, lukitse version kuukausi uudelleen.
Ennusteen luonti:
Jos ennuste on jo käytössä seuraavalle vuodelle (pidemmälle), ei ennusteen luontia seuraavalle vuodelle tarvitse enää tehdä.
Pääkäyttäjä luo uuden ennustepohjan. Pääkäyttäjä myös avaa ja sulkee ennusteen ja budjetin syötön. Syöttö on myös mahdollista avata ainoastaan Pääkäyttäjille. Ennustepohja luodaan vuosi kerrallaan. Luontivaiheessa ennusteen syöttö on oltava auki vähintään pääkäyttäjälle. Luonnin jälkeen on ajettava raporttien ajo myös Tabella Cloudissa.
Tabella avaa valikon, jossa on käyttöön määritellyt ennusteversiot. Valitse versio.
Ennuste luodaan valituilla pohja-arvoilla (datan lähteet) halutuille yrityksille. Ennustepohjaan voi kopioida myös aiemmin määritellyt tililaskennat, vyörytykset, kertolaskut (hinta * määrä) ja valuuttakurssit.
Pohja-arvot
Datan lähteet
Aikajakso jolta data versioon kopioidaan. Yleensä uuden ennusteen perustana on kuluvan vuoden budjetti. Jos valitaan Pitkän Tähtäimen Suunnitelma (PTS) datan lähteeksi, jaetaan PTS-vuosisumma tasan kuukausille.
Erittelyt
Jos valitsemasi datalähteet sisältävät erittelyjä, joita ei haluta mukaan, klikkaa merkintä kohtaan Poistetaan erittelyt. Tällöin tilille jää vain erittelemätön summa.
Syöttölomakkeet
Muista
Jos käytössä on erikseen määriteltävä toiminto; syöttölomakkeet, valitaan luodaanko kopionnissa myös syöttölomakepohjat.
Asiakaskohtaisesti on tarkistettava, onko lomakkeen käyttö rajoitettu vain pääversioon vai onko mahdollista käyttää myös muilla versioilla.
Datalähteet
Ennusteen pohjana voi käyttää yhtä tai kahta datalähdettä.
Datalähde 1
Valitse Datalähde 1 - klikkaa merkintä aikajaksoon, josta data kopioidaan ennustepohjaksi.
Datalähde 2
Tarvittaessa voi pohja-arvot kopioida kahdesta eri datalähteestä. Esimerkiksi alkuvuoden luvut kuluvan vuoden budjetista (datalähde 1) ja loppuvuoden luvut, joltain muulta aikajaksolta määräämästäsi kuukaudesta alkaen (datalähde 2).
Yritykset ja kustannuspaikat
Valitse seuraavaksi yritykset / kustannuspaikat, joiden ennuste luodaan.
Muista
Luonti korvaa datan valituilta kustannuspaikoilta, esim. jos versiolla on jos dataa, uusi versio korvaa sen datan. Jos aiempaa dataa on palautettava, ota yhteys järjestelmätukeen, jotta saat ohjeet mitä dataa tulee palauttaa.
Tilit -kopioitavien tilien datatyypin valinnat
Yleiset datatyypit on oletuksena. Suositus on, että luonnissa käytetään vain oletusvalintoja.
Oletusvalinnat
Siirretty data = tiedonsiirron kautta tullut saldo data
Syötetty data = syötetty data
Tositesyötöt = tositesyötetty data
Tarvittaessa siirry seuraavaksi kopioimaan datalähteestä ennustepohjaan, myös tililaskennat (esimerkiksi sotu %) , vyörytykset, kertolaskut tai mahdolliset valuuttakurssit. Ennuste ilman näitä kopiointeja luodaan, valitsemalla OK.
2c. Pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS)
Ylläpito | Pitkän tähtäimen suunnitelma |
PTS on vuositason “ennuste”, joka ulottuu maksimissaan 26 vuotta eteenpäin.
3. Tililaskentojen päivittäminen
Ylläpito | ”Tilikartta” | Tililaskenta / Lähdetileistä laskettavat kohdetilit
Tarkista, että tililaskennat ovat voimassa, merkintä ”1”, halutuilla aikajaksoilla, sekä Lähde että Kohde välilehdillä. Tämän lisäksi tarkista Numerot välilehdellä aikajaksojen tililaskennan perusteena käytettävät prosenttiousuudet.
4. Vyörytystaulukoiden päivittäminen
Ylläpito | Raportit | Vyörytystaulukoiden ylläpito
Yrityskohtainen vyörytystaulukoiden ylläpito:
Luettelo välilehdellä on listattuna Tabellaan määritellyt vyörytystaulukot.
Luettelo välilehdellä voi perustaa uusia vyörytystaulukkoja.
Kaikkien vyöyrytystaulukoiden ylläpito tehdään samassa taulukossa, Numerot -välilehdellä.
Oikean hiiren valikosta lisää/poista vyörytystaulukkoon rivejä ja määritä dimensio, jonka perusteella vyörytys tehdään. Esimerkiksi kustannuspaikka, joka osallistuu vyörytykseen.
Vyörytysosuudet syötetään niille aikajaksoille (ennuste, budjetti, PTS), joilla vyörytys on käytössä.
Vyörytysosuudet voi syöttää vuositasolla tai kuukausitasolla (avaa vuosi).
5. Valuuttojen päivittäminen
Ylläpito | Konserni | Valuuttojen ylläpito
Jos käytössä on Euron (€) lisäksi muita valuuttoja, päivitä uuden vuoden valuuttakurssit: .
Numerot -välilehti. Kopioi kaikki kopioitavalta aikajaksolta löytyvät kurssit uudelle vuodelle hiiren oikeasta valikosta.
6. Sarakemallien otsikkotietojen tarkistus
Jos sarakkeiden otsikossa käytetään muuttujia. Ks. Ylläpito | Sarakemallit | Muuttujat, ei otsikoita tarvitse vuoden vaihtuessa erikseen muuttaa.
Mikäli vuosi ja kuukausiotsikot on ylläpidetty käsin, käy päivittämässä ne sarakemallien ylläpidossa.
7. Alkusaldojen luonti
Ylläpito | Toteuma | Alkusaldojen luonti | ”vuosi”
Jos Alkusaldot siirretään suoraan lähdejärjestelmän sisäänluvussa, ei alkusaldojen luontia tarvitse ajaa erikseen. Luonti tuplaisi alkusaldot.
Alkusaldot voidaan luoda useamman kerran, esim. uuden tilikauden ensimmäistä kuukautta täsmättäessä usein edellisen vuoden tulos on vielä vahvistamatta, mutta mm. myyntisaamiset, ostovelat ja rahavarat halutaan tarkistaa.
Alkusaldot voidaan tuoda myös saldojen csv-tiedostoissa, esim. ulkomaiset yritykset.
Jos on epäselvää, millä tavalla alkusaldot muodostuvat, ota yhteyttä systeemitukeen, ennen alkusaldojen muodostamista,
Muista
Ohjaustietojen ylläpidossa voi alkusaldo tilille ohjata kaikki tilikartan tulostilit edellisen tilikauden voitto/tappio tasetiliriville. Tasetili ohjataan edelleen haluttuihin raporttimalleihin, esimerkiksi Taseraporttiin. Tällöin tilikauden voitto/tappio alkusaldoa ei tarvitse enää syöttää erikseen käsin, uuden tilikauden alkusaldojen luonnin yhteydessä. Ks. tarkemmin kappale Tilikartta ja rivimallit.
Raporttien ajo
Kun yrityksen (yrityksien) alkusaldot on luotu, on kuluvan vuoden raportit ajettava.
Muista
Tarkista, että raporttiajojen määrityksissä, ajastetussa ajossa, uusi vuosi on merkitty ajoon mukaan