Ennusteen, budjetin ja PTS:n luonti
Tabellassa Pääkäyttäjä luo sekä uuden ennuste- että budjettipohjan. Aikajakson luonti tehdään vuosi, esimerkiksi ennustevuosi kerrallaan.
Aikajakson luonti
Ennuste, Budjetti ja PTS luonti tehdään samalla tavalla. Esimerkissä selitetty ennusteen luonti.
Esimerkissä ennusteen pituuudeksi on määrätty kuluva vuosi (2019) +1. Versioita, pääversion lisäksi, on otettu käyttöön yksi versio.
Version, jonka syöttö on suljettu, luonti ei ole mahdollista. Tarvittaessa avaa syöttö aikajakson versionhallinnassa.
Pohja-arvot
Ennuste luodaan valituilla pohja-arvoilla (datan lähteet) halutuille yrityksille. Tarvittaessa ennustepohjaan voidaan kopioida aiemmin määritellyt tililaskennat, vyörytykset, kertolaskut (hinta*määrä) ja valuuttakurssit.
Erittelyt -jos valittavat datalähteet sisältävät erittelyjä, mutta niitä ei haluta ennustepohjaan mukaan, klikataan merkintä kohtaan Poistetaan erittelyt. Tällöin tilille jää vain erittelemätön summa.
Syöttölomakkeet -jos käytössä on syöttölomakkeet, valitaan luodaanko kopionnissa myös syöttölomakepohjat. Syöttölomakkeet on lisäosa, joka ei ole käytössä kaikissa järjestelmissä.
Määritä datalähteet -aikajakso, jolta data kopioidaan. Yleensä uuden ennusteen perustana on kuluvan vuoden budjetti. Jos valitset Pitkän Tähtäimen Suunnitelman pohja-arvoksi, jaetaan PTS-vuosisumma tasan kuukausille.
Ennusteen pohjana voi käyttää yhtä tai kahta datalähdettä, jolloin ennusteen luvut kopioidaan kahdelta eri aikajaksolta.
Datalähde 1 -valitse Datalähde 1 - klikkaa merkintä aikajaksoon, josta data kopioidaan ennustepohjaksi. Jos datalähdettä 2 ei tarvita, siirry Yritykset ja kustannuspaikat valintaan.
Datalähde 2 -tarvittaessa voi pohja-arvot kopioida kahdesta eri datalähteestä. Esimerkiksi alkuvuoden luvut tuodaan kuluvan vuoden budjetista (datalähde 1) ja loppuvuoden luvut, joltain muulta aikajaksolta alkaen datalähde 2:n valitusta kuukaudesta.
Siirry seuraavaksi valitsemaan yritykset / kustannuspaikat, joiden ennusteen haluat luoda, määrittelemilläsi pohja-arvoilla.
Yritykset ja kustannuspaikat
Valitaan kustannuspaikat, joiden ennustetta luodaan.
Kustannuspaikkavalinta on puurakenteena. Puu aukeaa / sulkeutuu painamalla + / - merkkiä. Valitse puusta ne yritykset, joiden ennuste luodaan. Koko yritys kustannuspaikkoineen, valitaan klikkaamalla yrityksen ylintä tasoa. Tai valinta tarkennetaan yrityksen kustannuspaikoille.
Muista
Ennustepohja luodaan vuosi kerrallaan. Jos käytössä on rullaavia sarakemalleja (selitetty tarkemmin sarakemallien ylläpidossa), luo ennustepohjat erikseen jokaiselle ennustevuodelle.
Tarvittaessa siirry seuraavaksi kopioimaan datalähteestä ennustepohjaan, myös tililaskennat (esimerkiksi sotu %) , vyörytykset, kertolaskut tai mahdolliset valuuttakurssit
Ennuste ilman näitä kopiointeja luodaan, valitsemalla OK.
Tilit -kopioitavien tilien datatyypin valinnat
Yleiset datatyypit on oletuksena. Suositus on, että luonnissa käytetään vain oletusvalintoja.
Oletusvalinnat:
Siirretty data = tiedonsiirron kautta tullut saldo data
Syötetty data = syötetty data
Tositesyötöt = tositesyötetty data
Vain erikoistapauksissa lisävalinnat (Muut datatyypit):
Laskettu data = tililaskennat (ata-laskennat, hinta *määrä)
Vyörytetty data = vyörytetty data
Palkkajärjestelmän data = palkoista siirretty data
Muu siirretty data (DAD) = räätälöity siirtodata (DAD on eri tiedosto kuin normaali saldo data )
Muu oma data = muu mahdollinen data, joka on räätälöity
Tililaskenta, Vyörytykset, Kertolaskut, Valuuttakurssit
Tarvittaessa kopioi valitsemaltasi aikajaksolta löytyvät Tililaskennat, Vyörytykset (myös valitun aikajakson mahdolliset vyöyrytystaulukoiden prosentit kopioidaan) ja Kertolaskut. Jos järjestelmän käytössä on myös muita valuuttakursseja (kuin oletus EUR), voidaan ne kopioida luotavaan pohjaan.
Huomaa, että Tililaskennat / Vyörytykset / Kertolaskut / Valuuttakurssit, kopioidaan tilikarttakohtaisesti kaikille kustannuspaikoille, myös niille, joita et ole valinnut ’Kustannuspaikat’ välilehdellä. Jo tehdyt ylläpidot perustettavalle versiolle korvataan kaikilta kustannuspaikoilta, myös niiltä, joita et ole valinnut ’Kustannuspaikat’ välilehdellä, mikäli ne käyttävät samaa tilikarttaa kuin valittu yritys.
Jos aikajaksolla ei ole kopioitavia arvoja on aikajakso harmaa -ei valittavissa.
Jos kopiointia aikajaksolta ei haluta tehdä, pannaan merkintä kohtaan EI kopioida pohja-arvoja.
Tililaskenta -valitse aikajakso, jolta tiedot kopioidaan.
Vyörytykset -valitse aikajakso, jolta tiedot kopioidaan.
Kertolaskusäännöt -valitse aikajakso, jolta tiedot kopioidaan.
Valuuttakurssit -valitse aikajakso, jolta tiedot kopioidaan.
Valitulle jaksolle mahdollisesti käsinsyötetyt valuuttakurssit korvataan.
Vahvista luonti valitsemalla OK
Kuittaa ilmoitus Ennusteen luonnin valmistumisesta.
Luotu ennusteversio näkyy selailussa, esimerkiksi valitsemalla se Ennusteen kuukausisarakkeista. Jos raportilla ei ole lukuja, aja luodun ennustevuoden version raportit.
Ennusteversioiden dataa voi muokata samalla tavalla kuin, esimerkiksi budjettiversionkin. Toiminto on selitetty yksityiskohtaisemmin kappaleessa datan muokkaus.